六零小说

Part9 有条不紊 调整好自己的工作奏（第5页）

连续不断地进行自我暗示，直到变成习惯。

仅有自我暗示是不够的，还需要把自我暗示视觉化。视觉化是指把你想拥有的东西、想做的事情或你想要成为的那种人制成心理图像并加以观察的过程。视觉化和自我暗示是联系在一起的，不经过视觉化的自我暗示只是一种机械性重复，不会产生什么效果。若要产生效果，自我暗示必须有情绪和情感相伴随（即视觉化）。

写下你希望加以改善的习惯。

写下你最渴望达到的目标。

注重事情结果，不在乎其具体的过程。预先设想最后的情景可以激发你的上进心，因为事情的过程往往不会很令人愉快。花几分钟的时间，将你所有的目标写下来。

每一个大的目标都是由一个个具体而细小的环节组成的，请写下你的这些小目标。

将那些因你的坏习惯而滋生的坏处写下来。

写下你的好习惯带给你的好处。

适当夸大效果。

如果你以往的思考十分混乱，就让自己的思维变得有条有理。如果你开会经常迟到，那就连续三个星期特别早到。如果你做事情有拖延的习惯，那下次就赶在期限之前完成工作，如果你做事不够果断，那就果断一些。一般人都有惰性，因此，假如你能够很好地管制时间，必定能调整好时间的分配。

规格化、统一化的巨大作用

学会把有些工作进行规格化和统一化会对你的工作效率有很大的提高：

1．同样文字若需书写多次时，橡皮章是最佳利器。

在海子的事业所里，备有一切必要的橡皮章。年月日章、裁决章、住址、姓名印章等，各式各样的橡皮章都有。这些橡皮章在事务的处理上发挥着很大的作用。例如贺年卡、问候卡，因为海子的事务所每年大约都要寄上一千封左右。首先，他以通讯录影印成“寄送备忘录”，写妥信封上的地址时即在备忘录盖上“完”的印章。海子使用的印章是不必一次次盖印泥也可连续使用的图章。其次，亲笔书写结尾之后盖上另一个图章，寄发后还要再盖一个印章以为辨示。像这种确认工作完成的记号若用手书写，会相当耗费时间。在事务作业上，花费这样的时间，实在蛮可惜的，而仅仅数百元一枚的橡皮章，却能节省很多宝贵的时间，再也没有比这更划算的了。

不只是“完”这种简单的记号可用橡皮章，在必须反复书写同样的文字时，橡皮章也可发挥效力。例如年月日的书写，即可制作一枚“×年×月×日”的橡皮章来取代。

除了橡皮章，任何能将作业统一化，并积极导入规格化的工具，也能提高工作效率。那些经常必须书写同样内容的文件，在文件印刷时即印上该文字、数字，就方便多了。纵使要花些钱，还是划得来的。文字处理机在这方面就很方便，使用单字储存功能将“×年×月×日”等文字，一次储存起来，任何时候只要按个键就可以随时打出来。甚至将问候卡上开头的文字、决定好的话语一次生成，并储存起来，也可以反复地使用，而不用每次都写了斟酌字句而浪费时间。

拜托人家是最难的事情，好不容易请个人，若无法托以重任，就失去了请托的本意。如果能将工作规格化、单纯化，就不会这么麻烦了，以橡皮章为代表的作业规格化，在谋求增进工作效率的所谓“工作的窍门”上，是很重要的一点。

2．资料不是贴在剪贴簿上就可以，必须以一定的规格复印后存档。

在现代的办公室中，复印机的使用非常普遍。活页复印，在储存、整理大量的情报上非常方便，更可以大幅地减少时间和精神的支出。

事实上，谁都会复印资料，可是复印后的整理工作，似乎都没有做好。纵使特意地将重要的情报影印，然而，如果处理工作没有效率，就毫无意义了。

例如，在报章杂志上发现有用的消息，虽然将它影印存档了，但是资料收集的工作却仍未完成，然而多数人都是就这样将它贴在剪贴簿，然后放入档案中。

影印，是为了方便情报的使用。因此为了让影印的东西一取出即马上可以应用，在处理上就必须尽量简单。贴在剪贴簿上，就无法添加、更换；放在袋中，则取用资料非常不便。

多数人一向都用活页纸复印，一张张地分类存档。活页式资料档，任何时候取阅都很方便。例如，想查关于企业收买问题，就从分类项目中调阅。若是个牵扯到较多项目的问题——例如关于国际租税与企业收买问题，就查阅这两个部分。此时，资料档若是一个项目一张，复印资料就非常简便，可是若贴在剪贴簿上，就不能这么做了。

复印用的活页纸尺寸统一是非常重要的，大小不统一的话，即使特意地分门别类，也非常难整理。

小刘收集资料一律用B5的纸张复印，虽然B5的纸张在复印内容少的资料时四边留白较多，似乎有点可惜，但是只要能活用情报资料，仍是值得的。

复印好的B5纸张经过打孔后，就是B5活页纸，只要标上项目就可以归档了。为了统一使用B5纸复印，必须使用有缩小功能的复印机。大部分的报导，经过复印机缩小后就可以纳入他的纸张中。报导的内容所占版面较大时，必须先将报导剪贴后再复印，若是复印机没有缩小功能，就必须增加很多剪贴的手续。

使用复印机最好选用有自动输送纸张功能的复印机。每个人应该都有这样的经验，在复印时，要一张张反复地打开盖子，按开关，实在很麻烦，又浪费时间，可是，若有了自动送纸功能，资料整理好，开关按了之后，机器就会自动地运行，实在便利。

有缩小和自动输送纸张功能的复印机，价格多少会贵一点，可是长远来说，应该是很划算的。

3．档案的尺寸、厚度要全部统一。

海子的事务所里，档案一律统一以B5规格的纸复印、整理。档案大小、厚薄不同的话，整理起来会非常麻烦。如果从开始就统一样式，将可缩短查阅时间，连尺寸也统一的话则不论复印、整理均会非常轻松。

采用B5尺寸有两个理由，其一，由于工作的性质，所有资料格式必须和政府机关使用的相符。其次，现在一般复印纸都使用A开及B开两种规格，在复印时有些许的不同：A4在复印时可印较B5版面大的文件，而A3可印更大的版面，但A3必须用较大的机器，因此考虑使用的方便，B5是最合适的。

因此，在海子的事务所，文件一律统一用B5纸，而活页纸、封面、索引、透明套子等全部统一用B5尺寸。唯一例外的是“人才录”等特殊东西用B6尺寸的封面。

4．工作规格化，任何人都可以轻易地完成它。

每个人在工作进行过程中，通常都会研究出自己的工作方法，使自己的工作进行得更为顺利、快速。但是在工作完成后，特地研究出的新方法，往往弃而不用，实在非常可惜。

在海子的事务所里，完成任何一项新的工作所得到的方法，都必须做成档案资料存起来。因此，即使是得自专家、百科全书的资料也需做成档案资料，方便查寻。

当初海子花了时间和精力做出工作程序，现在，秘书只要遵循着这份工作程序资料，就可以很快地完成工作。